Optimierung der Initiierung komplexer Bauvorhaben (OI+BAU)

Unabhängig von der Größe oder der zukünftigen Nutzung von Bauvorhaben stehen die Projektbeteiligten bereits in der Phase der Initiierung vielfach vor Aufgaben, deren nachhaltige Lösung nur mit systematischer Vorgehensweise und umfassender Expertise gelingen kann. Häufig fehlt es den Akteuren jedoch an ausreichendem Wissen und methodischen Grundlagen, um die Herausforderungen der planungsvorbereitenden Phase zu erfassen und nachhaltige Entscheidungen zu treffen. Dies führt im weiteren Projektverlauf regelmäßig zu hohen Zeit- und Qualitätsverlusten mit einhergehenden Kostensteigerungen. Somit besteht dringender Forschungsbedarf zur Verminderung – idealerweise zur Vermeidung – dieser negativen Auswirkungen.
Ziel des Forschungsprojekts war es daher, die Basis für eine verlässliche Festlegung der Projektziele und hierfür notwendige Voraussetzungen bzw. zu bearbeitende Handlungsfelder zu entwickeln. Dafür wurde zunächst die herrschende Meinung zu den bestehenden theoretischen und praktischen Prozessen in der Initiierung komplexer Bauvorhaben infolge einer umfassenden Erhebung zusammengestellt. Ergänzend sind Rückschlüsse aus üblichen Störungen im Zuge der Realisierung von Bauprojekten für die Initiierung herausgearbeitet und klassifiziert worden. Diese Erkenntnisse wurden aufbereitet, mit den weiteren Recherchen zu Akteuren und sozialen Systemen in komplexen Bauprojekten zusammengeführt und analysiert, um Optimierungspotenziale innerhalb der herkömmlichen Vorgehensweisen zu identifizieren. Darauf aufbauend wurde ein anwendungsfreundlicher und praxisnaher Handlungsleitfaden für die Initiierung entwickelt, dem eine Sammlung von Methoden und Instrumenten zur Unterstützung der Durchführung dieser Phase beiliegt.
Bei der Bearbeitung des Forschungsprojekts hat sich frühzeitig gezeigt, dass nicht nur der gewählte Teilbereich der Projektinitiierung Forschungspotenziale aufweist, sondern dass das gesamte Forschungsgebiet der frühen Projektphasen – insbesondere in Verbindung mit komplexen Bauvorhaben – bisher nicht umfassend untersucht ist. So wurde bereits bei der Eingrenzung des Forschungsprojekts deutlich, dass beispielsweise keine allgemeingültige Definition komplexer Bauvorhaben existiert (vgl. Kapitel 4.1). Anhand der extrahierbaren Merkmale der Komplexität bzw. der komplexen Systeme wurden Komplexitätstreiber in Bauvorhaben identifiziert sowie mögliche Indikatoren für komplexe Bauvorhaben in der Initiierung diskutiert. Entscheidend ist die bewusste Wahrnehmung der einzelnen Facetten der Komplexitätstreiber als dynamische Risikofaktoren im Projekt, da diese für die Entwicklung des weiteren Projektverlaufs von wesentlicher Bedeutung sind. Für die Identifikation von komplexen Bauvorhaben in der Initiierung ist eine quantitative Bewertung anhand dieser Treiber allerdings nicht sinnvoll, da zu Projektbeginn in der Regel keine oder sehr wenige Informationen vorliegen.
In Kapitel 4.2 wurden die Inhalte der Initiierung aus Theorie und Praxis untersucht. Hierfür wurden im ersten Schritt begriffliche Abgrenzungen vorgenommen. Dabei wurde deutlich, dass zwar Gemeinsamkeiten vorherrschen, aber eine eindeutige Definition der Begrifflichkeiten und Aufgabengebiete bzw. Inhalte der Initiierung nicht existiert. Bereits die in der Literatur verwendeten Begriffe für die Phaseneinteilung im Projekt werden nicht einheitlich bezeichnet.
Je nach den Eigenschaften des Initiators (z. B. öffentliche Hand, Unternehmen der stationären Industrie, Projektentwickler) und der Ausgangssituation des Projekts (z. B. Idee und Kapital vorhanden – Standort nicht) kann sich der Verlauf der Initiierung – insbesondere im Hinblick auf die Reihenfolge der Prozesse – stark unterscheiden und im weiteren Vorgehen unterschiedliche Aufgaben priorisieren.
Zur Optimierung der Initiierung wurden in Kapitel 4.3 Störungen aus der Planungs- und der Ausführungsphase untersucht, die möglicherweise durch Versäumnisse während der Initiierung entstanden sind. Im Rahmen der umfassenden Sekundärerhebung von Störungen in Planung und Realisierung wurden nach einer qualitativen Kategorisierung und zeitlichen Abgrenzung der möglichen Ursachen 43 Problemfelder mit Bezug zur Initiierung identifiziert. Die Analyse der Adressierung dieser Felder in der Initiierung nach herrschender Meinung ergab, dass
- kein Werk alle Problemfelder adressiert,
- 14 Problemfelder bisher in keinem Werk adressiert werden und
- insbesondere Störungen, die auf menschliche Faktoren zurückzuführen sind, bisher nicht berücksichtigt werden.
Vor diesem Hintergrund konnte festgestellt werden, dass zur Vermeidung von späteren Störungen zusätzliche Aufgabenfelder in der Initiierung adressiert und in einem Werk zusammengefasst werden müssen. Beides bestätigte zudem die Notwendigkeit der vorliegenden Forschungsarbeit.
Aufgrund der besonderen Vernachlässigung des Bereichs „Faktor Mensch“ wurde anschließend untersucht, inwiefern zu dieser Thematik wissenschaftliche Erkenntnisse mit Bezug zum Bauwesen und insbesondere der Initiierung von Bauvorhaben vorliegen (vgl. Kapitel 4.4). Dabei wurde festgestellt, dass nach Flyvbjerg et al. die relevanten Ursachen für Störungen aus dem Bereich Faktor Mensch in psychologische und politisch-ökonomische Erklärungen unterteilt werden.
Hieraus wird ersichtlich, dass das strukturelle, funktionale und dynamische System „Projekt“ durch soziale Systeme überlagert wird. Folgend wurde daher ein Exkurs in die Sozialwissenschaften unternommen, der eine alternative Sichtweise der möglichen menschlichen Einflussfaktoren in komplexen Bauvorhaben ermöglicht (vgl. Kapitel 4.5). Die Erforschung des Menschen hinter dem Akteur hat ergeben, dass die Schnittstellenbetrachtung in der kleinsten möglichen Konstellation erfolgen muss. Der Mensch als Akteur wird sodann als Konfliktreiber identifiziert, da eigene Motive und Ziele, der Generationenkonflikt und andere Faktoren von der kleinsten Einheit, Mensch, bis hin zur größten möglichen Einheit, Organisation, ein mögliches aufsummieren der Spannungsfelder bedeutet.
Folgende Aspekte wurden identifiziert, die als Konflikttreiber zwischenmenschlicher Interaktion gelten:
- ungeklärte Kommunikationsstrukturen
- unzureichende Definition der Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten
- fehlerhafte Entscheidungen
Aufbauend auf den Ergebnissen der vorherigen Kapitel wurde in Kapitel 4.6 eine vertiefende Analyse der beteiligten Akteure und ihrer Rolle in der Frühphase von Bauprojekten vorgenommen, welche weitere Stellschrauben zur Optimierung der Initiierung liefert. So liegt z. B. in der Wahl der Organisationsform der Schlüsselakteure bei komplexen Bauvorhaben eine erhebliche Einflussmöglichkeit auf die Komplexität des Bauvorhabens vor. Mit der für das Projekt und den Initiator geeigneten Organisationsform lassen sich die zu steuernden Schnittstellen innerhalb der Organisation und zwischen den Organisationen beherrschen. Um die geeignete Organisationsform für die weitere Projektabwicklung auszuwählen, ist bereits in der Initiierung eine Identifikation sämtlicher interner, externer und regulatorischer Teilnehmer notwendig. Die Ziele, Interessen, Eigenschaften und ggf. Koalitionen der Projektbeteiligten sollten ermittelt und auf mögliche Risiken, die von den Organisationsteilnehmern ausgehen, prognostiziert werden.
Eine wesentliche Zielsetzung dieses Forschungsprojekts war es, die Anwendung der Ergebnisse der Untersuchungen in der Praxis zu ermöglichen. Hierfür wurde ein Handlungsleitfaden verfasst, der sowohl inhaltliche Erläuterungen sowie anwendungsorientierte Methoden und Instrumente für die Initiierung komplexer Bauvorhaben beinhaltet. Es wurden insgesamt 17 Aufgabenfelder und die Erläuterungen zum Faktor Mensch als Inhalte des Leitfadens definiert.
Im Gegensatz zur bisher existierenden Literatur zur Initiierung von Bauvorhaben werden in diesem Handlungsleitfaden nicht nur einzelne Teile dieser Phase beschrieben, sondern alle Aufgabenfelder in einem Werk zusammengefasst, die zu einer möglichst optimalen und umfassenden Abwicklung der Initiierung beitragen. Zudem sind neben den in der Literatur bekannten Aufgabenfeldern neue Aufgabenfelder entstanden, die bisher nicht im Zusammenhang mit der Initiierung bearbeitet werden. Ferner werden zur Optimierung der Initiierung innerhalb der bekannten Aufgabenfelder innovative Schwerpunkte gesetzt.