Quality-Gate-System: Eine Baumanagement-Methode für den zivilen Auslandsbau des Bundes

Beim zivilen Auslandsbau des Bundes ist für die Bauwerke eine besondere Qualitätssicherung erforderlich, um die Projekte effizient zu steuern. Dabei sind die Ziele, die sich über die Zeitachse aus oft unvermeidlichen externen Einflüssen ändern, immer wieder in das Projekt einzuführen. Das magische Projektmanagement-Dreieck aus Zeit, Kosten und Qualität ist bestmöglich zu erfüllen. Ziel des Forschungsprojekts war es, ein Werkzeug für die Prozessoptimierung für den zivilen Auslandsbau des Bundes zu entwickeln.

Ausgangslage

Der zivile Auslandsbau des Bundes bezeichnet in seiner Mehrzahl Bauten für das Auswärtige Amt wie deutsche Botschaften und Generalkonsulate. Auch deutsche Schulen oder Goethe-Institute werden damit beschrieben.

Der zivile Auslandsbau des Bundes ist gekennzeichnet durch eine sehr heterogene Aufgabenstellung. Besonderheiten ergeben sich zum Beispiel aus den Themenfeldern:

• Politik
• Wirtschaft
• Klima
• Kultur
• Sicherheitsfragen
• Rechtsystem
• Naturgefahren

Bauwerke auf der ganzen Welt in unterschiedlichsten Kulturen und Klimabedingungen sollen gemäß den Anforderungen der deutschen Dienststellen errichtet und betrieben werden. Hinzu kommt eine – durch die sich schnell ändernden politischen Randbedingungen – oft volatile Aufgabenstellung. Deshalb hat der Auslandsbau noch höhere Anforderungen als Inlandsprojekte. Das Projektmanagement allgemein und besonders das Änderungsmanagement und das Risikomanagement müssen diese erfüllen.

Die bisherige Erfahrung zeigt, dass die Projekte oft sehr lange Laufzeiten mit erheblichen Risiken für das Budget, die gewünschte Qualität und die Nutzerzufriedenheit aufweisen. Mit der Quality-Gate-Systematik als ganzheitliches Projektsteuerungs-Tool gibt es eine Methode, hier Verbesserungen zu erreichen: Wechselnde Beteiligte können auch bei langen Projektlaufzeiten koordiniert werden, die Übergänge zwischen den Personen und Institutionen können gesteuert werden. Damit ist ein Instrument verfügbar, das es ermöglicht, Auslandsprojekte effektiver und sicherer zu leiten und zu steuern.

Ziel

Das oberste Ziel des Forschungsprojekts war es, ein Werkzeug für die Prozessoptimierung für den zivilen Auslandsbau des Bundes zu entwickeln.
Einzelziele waren dabei

• die transparente Priorisierung von Entscheidungen zur Erfüllung der einzelnen Ziele bei Zielkonflikten,
• die Erstellung eines Informationstools, mit dem die Entscheidungen im Projektverlauf dokumentiert werden,
• die Unterstützung des Risikomanagements,
• effizienteres Arbeiten mittels Arbeitshilfen für die Projektbeteiligten,
• Entscheidungshilfen für die höheren Hierarchieebenen durch einen geschlossenen Prüf- und Kontrollzyklus.

Aus allen Maßnahmen, die mit der Quality-Gate-Systematik umgesetzt wurden, folgte eine Prozessoptimierung für den zivilen Auslandsbau des Bundes.

Auftragnehmer des Forschungsprojekts war Prof. Jürgen Schwarz Consulting GmbH, Neubiberg.

Konzept

Projektvorbereitung: Bestandsanalyse

Grundvoraussetzung ist die Kenntnis der Standard-Prozesse (im vorliegenden Forschungsprojekt nur Große Baumaßnahmen). Diese sind zwar allgemein in den Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes (RBBau) definiert, aber nicht spezifisch an die Anforderungen des Auslandsbaus angepasst. Als erster Arbeitsschritt war also der Standard-Prozess für den zivilen Auslandsbau des Bundes zu definieren.

Die Quality-Gate-Systematik als ganzheitliches Projektmanagement-Tool und deren methodische Umsetzung wurden beschrieben. Auf dieser Grundlage folgte die Identifizierung der Vor- und Nachteile gegenüber herkömmlichen bzw. anderen Baumanagementmethoden. Damit konnte die Eignung für den zivilen Auslandsbau des Bundes unter Berücksichtigung der besonderen Problemstellungen für den Auslandsbau nachgewiesen werden.

Bearbeitung: Grundlagen

Der Standard-Prozess für den zivilen Auslandsbau des Bundes wurde ermittelt und als Ablaufdiagramm dargestellt. Dabei werden die Führungs- und Unterstützungsprozesse berücksichtigt sowie die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der Projektbeteiligten zugeordnet.

Dann erfolgte die Positionierung der Quality-Gates. Vorrangig werden hierfür die Zeitpunkte gewählt, an denen Projektverantwortung übergeben wird oder an denen wichtige Projektentscheidungen getroffen werden.

Bearbeitung: Entwicklung der Quality-Gate-Systematik

Wesen der Quality-Gate-Systematik ist der hierarchische Aufbau in vier Ebenen:

1. Projektphasen und Projektschnittstellen:
   Die Quality-Gates (QG) sind an den Projektschnittstellen angeordnet, zum Beispiel das QG 1 zwischen der Phase „Projektvorbereitung“ und der Phase „Planung“.
2. Kriterien:
   Kriterien können das Eintreten eines Zustands (Ereignisses) beschreiben (z. B. „Liegt ein Planungsersuchen vor?“) oder durch einen Planungsprozess erfüllt werden (z. B. „Liegt eine vollständige Erläuterung der bedarfsauslösenden Gründe vor?“)
3. Messwerte:
   Die Erfüllung der Kriterien muss objektiv messbar sein, beispielsweise durch die Beschreibung aller notwendigen Informationen.
4. Arbeitshilfen (Muster, Checklisten):
   Ein Muster („Best-Practice-Beispiel“) unterstützt den Bearbeiter.

Nach der Positionierung wurden die Quality-Gates inhaltlich ausgestaltet. Dabei wurden für jedes Quality-Gate-Kriterium Ziele und entsprechende Messgrößen definiert. Durch eine Einteilung der Ziele in Haupt- und Nebenkriterien wurden diese eine priorisiert.

Projektabschluss

Neben dem abschließenden Endbericht (als Download unter „Ergebnisse“) wurde ein Excel-Tool programmiert und dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. In dem Tool sind alle Kriterien für alle Quality-Gates (entsprechend den Projektphasen) enthalten. Die Auswertung der Zielerreichung erfolgt automatisiert, sodass das Tool eine direkte Anwendung der Systematik für den zivilen Auslandsbau des Bundes ermöglicht. Weiterhin wurde die Anwendbarkeit auf den Bundesbau allgemein untersucht: Dies ist, mit Anpassungen, auch unmittelbar möglich und kann der Reform des Bundesbaus wichtige Impulse geben.

Ergebnisse

Als Ergebnis des Forschungsprojektes wurde ein Werkzeug zur Prozessoptimierung für den zivilen Auslandsbau des Bundes entwickelt. Als Voraussetzung wurde der Projektablauf mit Hauptprozess und den Hilfs- und Nebenprozessen dargestellt. Klare Zuständigkeiten, Verantwortungen und Aufgabenstellungen der Beteiligten sind so definiert und gehen dann in die Kriterien der Quality-Gate-Systematik ein.

Mit der Erarbeitung der Kriterien für jedes der fünf Quality-Gates werden die erforderlichen Projektzwischenergebnisse in jeder Phase des Planungs- und Bauprozesses konkretisiert. Jedes Kriterium wird für die Notwendigkeit im Prozess begründet und enthält einen Messwert zur Beurteilung seiner Erfüllung.

Jedes Quality-Gate besteht aus einem Deckblatt und dem Kriterienkatalog. Im Deckblatt ist bezeichnet, wie viele Haupt- und Nebenkriterien in jedem Themenbereich zu bearbeiten sind. Den Messwerten zur Kriterienerfüllung sind Arbeitshilfen hinterlegt. Alle fünf Quality-Gates stehen als Anlage zum Endbericht als Download zur Verfügung.

Um die Systematik schon in dieser Phase handhabbar und transparent zu machen, wurde die Quality-Gate-Systematik zusätzlich in einer Excel-Arbeitshilfe programmiert, die über den Kontakt angefordert werden kann. Für künftige Pilotanwendungen ist so schon eine Arbeitsplattform geschaffen.

Endbericht:
Quality-Gate-System: Eine Baumanagement-Methode für den zivilen Auslandsbau des Bundes

Download Endbericht

Download Anlagen