Kosten und Personalbedarf für das Betreiben von technischen Anlagen

Das Projekt beinhaltete die Erhebung und Untersuchung von Instandhaltungskosten der technischen Gebäudeausrüstung. Mit Hilfe der erhobenen Realkostendaten wurde eine fundierte Analyse von maßgeblichen Einflussfaktoren und Abhängigkeiten hinsichtlich des zur Instandhaltung und Bedienung von technischen Anlagen notwendigen Budgets und Personals durchgeführt. Die neu gewonnenen Erkenntnisse dienen als Grundlage der Überarbeitung der AMEV-Empfehlung "TGA-Kosten Betreiben 2011".Projektlaufzeit: November 2011 - Januar 2013

Ausgangslage

Die Instandhaltungs- und Bedienkosten gebäudetechnischer Anlagen stellen bei öffentlichen Immobilien einen großen betriebsbezogenen Kostenblock dar. Die öffentliche Hand muss folglich jährlich immense finanzielle Mittel im Haushaltsplan veranschlagen und bereitstellen, um den dauerhaften Betrieb ihrer Anlagen gewährleiten zu können.

Die große Herausforderung für die Budgetverantwortlichen liegt hierbei in der korrekten Voraussage bzw. Bemessung des unter wirtschaftlichen und nachhaltig sinnvollen Gesichtspunkten zu veranschlagenden Budgets. Denn nur mittels eines fundiert ermittelten und angemessenen Budgets sind die geforderten Versorgungs- und Betriebssicherheiten, die Minimierung des Energieverbrauchs oder aber die wirtschaftlich vorteilhafte Optimierung der Bauteil- bzw. Anlagenlebensdauern langfristig sicherzustellen.

Ziel

Gegenstand des Forschungsprojektes war die Analyse von Einflussfaktoren und Abhängigkeiten auf die Instandhaltung, die bisher aufgrund einer fehlenden Datenbasis nicht wissenschaftlich untersucht worden sind. Die Untersuchungsergebnisse basieren auf den neu generierten Datenbankinhalten, die durch folgende Summenangaben charakterisiert werden:

• 21 Institutionen der öffentlichen Hand als Datenspender
  (Universitäten, Hochschulen, Städte, Gemeinden, Sonstige)
• 140 Gebäude
• 14 Gebäudenutzungsarten
• 620 Mio. € Wiederbeschaffungswert
• ca. 1,0 Mio. m² Bruttogrundfläche
• ca. 9.700 Datensätze

Mit Hilfe von Realkostendaten wurden maßgebliche Einflussfaktoren auf die Instandhaltung identifiziert und gewichtet sowie eine wissenschaftlich fundierte Analyse der Abhängigkeiten und Zusammenhänge durchgeführt, um die Präzision zukünftiger Budgetberechnungen nach der AMEV-Methode zu erhöhen.

Die Durchführung des Forschungsprojektes erfolgte durch das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) und die Technische Hochschule Karlsruhe - Technik und Wirtschaft mit Unterstützung des Arbeitskreises Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen (AMEV), der Hochschul-Informations-System GmbH (HIS) sowie des Arbeitskreises Technische Abteilungen von Universitäten (ATA).

Konzept

Zu den Forschungsleitfragen des Projektes gehörte die Identifikation und Gewichtung maßgeblicher Einflüsse auf die Instandhaltung gebäudetechnischer Anlagen auf Basis einer umfassenden Realdatenerhebung zur Überarbeitung der AMEV-Empfehlung "TGA-Kosten Betreiben 2011". Das Projekt gliederte sich in vier Arbeitsschritte:

• Ansprache der potenziellen Realdatenspender
• Datenerhebung und Aufbau der Projektdatenbank
• Datenanalyse und Auswertungen
• Vorstellung und Dokumentation des Forschungsvorhabens

Ansprache der potenziellen Realdatenspender

Im Anschluss an die Auftaktbesprechung wurden sämtliche bestehenden Kontakte der am Projekt beteiligten Kooperationspartner zu Institutionen der öffentlichen Hand aufgelistet und kontaktiert, um diese als Realdatenspender für das Projekt zu gewinnen. Nach erfolgtem Rücklauf wurde eine zweite recherchebasierte Anfragerunde initiiert, um die Anzahl der Datenspender weiter zu erhöhen und die gleichmäßige räumliche Verteilung aller Datenspender zu verbessern. Die Bereitschaft zur Projektunterstützung vorausgesetzt, wurden die Datenspender in der Folge telefonisch kontaktiert und/oder vor Ort aufgesucht, um den Prozess der Realdatenlieferung gemeinsam festzulegen. Als Diskussionsgrundlage wurde den Datenspendern hierzu vorab eine Liste aller projektrelevanten Daten zugesendet. Neben verschiedenen Gebäuderahmendaten, die im Zuge der späteren Analysen essentiell waren, umfasste die Liste insbesondere die notwendigen kostenbezogenen Daten der Instandhaltung. Im Folgeschritt wurde in enger Abstimmung gemeinschaftlich mit den Ansprechpartnern der jeweiligen Institutionen erörtert, welche Daten in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden können.

Datenerhebung und Aufbau der Projektdatenbank

Gegenstand des zweiten Arbeitspaketes war der Aufbau der Projektdatenbank. Die von den Datenspendern zur Verfügung gestellten Daten wurden hierzu gesammelt, strukturiert und abschließend in die Datenbank integriert. Um ein einheitliches Vorgehen bei der Integration zu gewährleisten, wurden im Vorfeld verschiedene Entscheidungsregeln bzw. Bearbeitungsprozesse definiert. Diese beinhalteten beispielsweise Festlegungen, wie im Fall unklarer oder unvollständiger Datensätze zu verfahren sei. Zusätzlich wurden im Zuge der Datenintegration Plausibilitätsüberprüfungen der erhaltenen Informationen vorgenommen. Sofern Auffälligkeiten oder inhaltliche Fragen aufgetaucht sind, wurden diese umgehend mit den entsprechenden Datenspendern geklärt und gegebenenfalls korrigiert. Abschließend wurden die Datenbankinhalte für die anstehenden Analysen aufbereitet.

Datenanalyse und Auswertungen

Gegenstand des dritten Arbeitspaketes war die Datenanalyse. In diesem Zusammenhang wurden verschiedene potenzielle Einflussfaktoren auf die Betriebskosten gebäudetechnischer Anlagen untersucht und ausgewertet. Ziel war es, jene Einflussfaktoren zu identifizieren und zu quantifizieren, die die Höhe der zu erwartenden Betriebskosten maßgeblich beeinflussen. Es wurden folgende potenzielle Einflüsse untersucht:

• Anlagenalter
• Nutzungsart
• Nutzungs-/Betriebsdauer
• Anzahl der Vollgeschosse
• Gebäudegröße/-fläche
• Instandhaltungsniveau

Mit Abschluss der Untersuchungen wurden relevante Einflussfaktoren identifiziert, bei denen mit Hilfe von Korrelationsanalysen ein direkter Zusammenhang des Parameters und der Höhe der Kosten festgestellt werden konnte. Die identifizierten Faktoren wurden gewichtet und für die Integration in die neue AMEV-Empfehlung vorgeschlagen.

Vorstellung und Dokumentation des Forschungsvorhabens

Den Auftakt des letzten Arbeitspaketes stellte ein Abschlusstreffen für die Projektbeteiligten dar. Auf diesem wurden die Ergebnisse des Forschungsvorhabens und die hieraus resultierenden Änderungsvorschläge für die AMEV-Empfehlung "TGA-Kosten Betreiben 2011" vorgestellt und diskutiert. Anmerkungen und Diskussionsbeiträge, die aus dem Abschlusstreffen resultierten, wurden nach Rücksprache mit dem Auftraggeber in den Abschlussbericht und in die neu zu überarbeitende AMEV-Empfehlung integriert. Das Arbeitspaket wurde durch die Erstellung des Endberichtes abgeschlossen.

Ergebnisse

Zum Abschluss des Projektes liegen einerseits die Ergebnisse der Korrelations- und Clusteranalysen mit entsprechender Gewichtung der Einflussfaktoren und andererseits der Überarbeitungsvorschlag für die neue AMEV-Empfehlung "TGA-Kosten Betreiben 2013" vor.

Die zentralen Ergebnisse des Forschungsprojekts lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Identifikation und Gewichtung maßgeblicher Einflussfaktoren auf die Instandhaltung gebäudetechnischer Anlagen
• Vorschlag zur Vereinfachung des Berechnungsverfahrens inklusive Aktualisierung der relevanten Einflussfaktoren und durchschnittlichen Kostenwerte

Identifikation und Gewichtung der Einflussfaktoren

Im Rahmen der Datenbankanalysen wurden verschiedene potenzielle Einflussfaktoren auf die Betriebskosten gebäudetechnischer Anlagen untersucht und ausgewertet. Bei den nachfolgenden Einflussgrößen konnte im Rahmen der Untersuchungen ein eindeutiger Zusammenhang mit den Betriebskosten nachgewiesen werden. Die Einflussgrößen werden folgerichtig im zukünftigen AMEV-Verfahren in Form verschiedener Korrekturfaktoren berücksichtigt. Dies sind:

• Gebäude-/Anlagenalter
• Gebäudenutzungsart
• Gebäudehöhe bzw. Anzahl Vollgeschosse

Bei der Gebäudefläche als auch bei der Betriebszeit der gebäudetechnischen Anlagen konnte dagegen kein eindeutiger Zusammenhang zwischen Betriebskosten und Einflussgröße nachgewiesen werden.

Analyse des aktuellen Instandhaltungs

Die Verwendung vergangenheitsbasierter Daten zur Schätzung zukünftig notwendiger Aufwendungen setzt voraus, dass die in der Vergangenheit getätigten Ausgaben dem Zweck der optimalen Instandhaltung angemessen waren. Sollten die Ausgaben der Vergangenheit dagegen niedriger als notwendig ausgefallen sein, würde die Projektion dieses Kostenniveaus in die Zukunft unweigerlich zu einer systematischen Unterbudgetierung und folglich zu einer Schädigung des Anlagenbestands führen. Aus diesem Grund wurden alle Datenspender mittels einer Einteilung in Budget-Ausstattungsklassen und Quantifizierung des Instandhaltungsdefizits zu einer Bewertung ihres aktuellen Instandhaltungsniveaus aufgefordert. Das Analyseergebnis hatte die Anpassung der Jahreskostendurchschnittswerte zur Folge. 

Überarbeitungsvorschlag für die neue AMEV-Empfehlung

Im Rahmen der Forschungsarbeit konnten die Inhalte der AMEV-Empfehlung "TGA-Kosten Betreiben 2011" umfassend aktualisiert und verifiziert werden. Auf Basis der Realdaten war es möglich, die primären Ziele des Forschungsvorhabens, d.h. die Aktualisierung der AMEV-Jahreskostenfaktoren sowie die Identifikation, Bewertung und Integration relevanter Einflussfaktoren im Budgetierungsverfahren zu erreichen:

• Integration maßgeblicher Korrekturfaktoren im Verfahren zur Berücksichtigung von Einflüssen auf die Instandhaltung
• Quantifizierung relevanter Einflussgrößen durch deren Gewichtung
• Aktualisierung der Jahreskostenfaktoren im AMEV-Verfahren
• Vereinfachung des Berechnungsverfahrens

Veröffentlichungen

Kosten und Personalbedarf für das Betreiben von technischen Anlagen
Endbericht Download auf https://www.bbsr.bund.de/