Agile Projektevaluation mit institutionalisiertem Wissenstransfer

Durch die Bundesbauverwaltung werden zahlreiche Neu-, Um- und Erweiterungsbauten gemäß den Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes (RBBau) umgesetzt. Für die Projektevaluation und den Wissenstransferprozess ist bislang kein standardisiertes bzw. institutionalisiertes Instrument für den Bundesbau vorhanden. Es sollte deshalb ein Konzept entwickelt werden, wie Erfahrungen – insbesondere unter Gesichtspunkten des Projektmanagements und im Hinblick auf die Erreichung der Projektziele – auf wirtschaftliche Weise systematisch erfasst, ausgewertet und für künftige Bundesbauprojekte gesichert werden können.Projektlaufzeit: November 2017 - September 2018

Ausgangslage

Im Rahmen des Forschungsprojektes sollte ein Konzept zur Projektevaluation von Baumaßnahmen des Bundes sowie zum Wissenstransfer der dort gesammelten Erfahrungen innerhalb der Bauverwaltungen erarbeitet werden. Durch die Betrachtung und Auswertung von Bauprojekten des Bundes während aller Leistungsphasen (Projektvorbereitung bis Übergabe an die Nutzer) sollten Erkenntnisse für eine bessere Durchführung zukünftiger Projekte gewonnen werden. Im Fokus standen sehr große zivile Baumaßnahmen (Neubau und Sanierung mit Baukosten über 10 Mio. Euro). Eine Übertragbarkeit der Ergebnisse auf andere Baumaßnahmen wurde ebenfalls untersucht.

Ziel

Unter agiler Projektevaluation werden zügige, unaufwändige Evaluationen verstanden, die beispielsweise jeweils unmittelbar am Ende einer Projektphase der – üblicherweise über mehrere Jahre laufenden – Baumaßnahmen durchgeführt werden können. Ziel des Projektes war die Entwicklung eines praxistauglichen Instrumentes, das sowohl agile Projektevaluationen als auch den Wissenstransfer in der Bundesbauverwaltung in institutionalisierter, standardisierter Form ermöglicht.

Dazu wurde ein Konzept entwickelt, wie Erfahrungen auf wirtschaftliche Weise systematisch erfasst, ausgewertet und für künftige Projekte gesichert werden können. Insbesondere musste dies unter Gesichtspunkten des Projektmanagements und im Hinblick auf die Erreichung der Ziele der Bauprojekte erfolgen. Aufgabe im Rahmen des Forschungsprojektes war es, Aussagen dazu treffen, wie und wann eine Evaluation durchgeführt und wie die erhobenen Daten aufbereitet und weitergegeben werden sollten. Verschiedene Möglichkeiten waren dafür zu untersuchen und im Hinblick auf Nutzen, Durchführbarkeit und zusätzliche Ressourcenbindung zu bewerten.

Als Ergebnis sollten praktikable und umsetzbare Lösungsansätze für die Erfassung, Auswertung und Sicherung von "Erfahrungswissen" in der Bundesbauverwaltung erarbeitet werden, die die dort vorhandenen Gegebenheiten berücksichtigen.

Auftragnehmer des Forschungsprojekts war die Öko-Zentrum NRW GmbH, Hamm.

Konzept

Das Projekt wurde in folgenden Arbeitsschritten bearbeitet:

1. Projektvorbereitung: Auftaktgespräch, Recherche, Ablaufplan
2. Methodik, Durchführungsprinzip, Konzept für die Projektevaluation (Entwurf)

Für die Erarbeitung der Systematik und des Konzeptes für die Projektevaluation wurden neben Recherchen sowie einer Auswertung von vorhandenen Abläufen und Instrumenten im Bundesbau auch verschiedene Abstimmungsgespräche und ein Workshop mit Mitarbeitern der Bundesbauverwaltungen durchgeführt.

Nach der Abstimmung der Systematik wurde das Konzept zur Projektevaluierung mit Empfehlungen für eine Systemerprobung und -anwendung weiter ausgearbeitet. Die Ergebnisse der Untersuchungen und die Vorschläge für die Umsetzung der Projektevaluation mit Wissenstransfer wurden im Endbericht zusammengefasst.

Das Forschungsprojekt wurde durch die Arbeitsgruppe 1 der Reform Bundesbau begleitet. Einzelne Mitglieder daraus betreuten als Unterarbeitsgruppe (UAG) die regelmäßigen Abstimmungsgespräche mit dem Forschungsnehmer und unterstützten die Projektbearbeitung durch die Bereitstellung von Datengrundlagen und Rückmeldungen zu den einzelnen Arbeitsschritten.

Ergebnisse

Die Recherchen und Abstimmungsgespräche haben bestätigt, dass bisher kein einheitliches Verfahren zur Erfassung von Projekterfahrungen aus Bundesbaumaßnahmen existiert. Das Forschungsvorhaben hat Konzepte dafür entwickelt, wie Projekterfahrungen aus der Durchführung von Baumaßnahmen in der Bundesbauverwaltung strukturiert erfasst und weitergegeben werden können. Diese sehen vor, durch fragebogengestützte Interviews zwischen Projektleitung und Evaluatoren wichtige Erfahrungen und Hinweise aus Bauvorhaben zu erfassen.

Das Erfahrungswissen aus laufenden und abgeschlossenen Baumaßnahmen sollte breiter als bisher erfasst und dokumentiert werden, um entsprechende Praxishinweise (was hat gut funktioniert, was kann wie und durch wen verbessert werden etc.) an andere Personen weiterzugeben. Die gesammelten Erfahrungen sind zunächst an die Personen gebunden, die das Bauprojekt betreut haben. Aus Gesprächen oder Befragungen – beispielsweise der Projektleitung – können wichtige Hinweise abgeleitet werden, um eine kontinuierliche Verbesserung der Projektabläufe oder die Minimierung von Risiken zu erreichen.

Empfohlen wird dazu die Durchführung eines Evaluationsgespräches (Dauer ca. 60 min) zwischen Projektleitung/Projektteam und Evaluatoren zu verschiedenen Zeitpunkten. Die Pflichttermine wurden anhand der Phasen nach RBBau festgelegt und umfassten im Projektverlauf mindestens vier Termine: ein Gespräch zum Ende der ES-Bau-Phase, ein Termin nach Fertigstellung der Gründung (bzw. Abbruchmaßnahmen) und nach Fertigstellung des Rohbaus sowie ein Termin ca. drei Monate nach Übergabe des Gebäudes an die Nutzer. Weitere Termine für eine Selbstreflexion können durch das Projektteam bei Bedarf selbst festgelegt werden.

Die Ergebnisse der durchgeführten Evaluationen sollen zur laufenden Verbesserung der Abwicklung von Projekten dienen. Dazu müssen die Daten als verallgemeinerte Informationen für eine Optimierung des Projektmanagements aufbereitet und den Mitarbeitern der Bauverwaltungen zur Verfügung gestellt werden – beispielsweise über eine Datenbank für Recherchen oder aktive Wissensangebote wie eine Mitarbeiterzeitung.

Für die Vorbereitung und Durchführung der Projektevaluationen sowie die Auswertung der erfassten Informationen und die Aufbereitung für den Wissenstransfer in den Bauverwaltungen ist eine verantwortliche Stelle erforderlich. Dazu wird die Einrichtung einer "Leitstelle Projektevaluation" vorgeschlagen, die diese Aufgaben übernehmen bzw. die zuständigen Personen in den Dienststellen beraten kann.

Es wird eine schrittweise Einführung der erforderlichen System-Elemente für die Projektevaluation und den Wissenstransfer empfohlen, um anhand der Rückmeldungen aus den ersten Evaluationen bei Bedarf weitere Anpassungen vornehmen zu können. Gleiches gilt für die Elemente des Wissenstransfers, für die zunächst genügend Informationsgrundlagen für eine Aufbereitung und Verbreitung aufgebaut werden müssen.